De nieuwe fiscale HR-vergoedingen voor werkgevers: Hoe zit het precies?

Een uitzondering op de hoofdregel dat alle mogelijke vergoedingen en verstrekkingen tot de vrije ruimte/eindheffing worden gerekend, betreft een aantal gerichte vrijstellingen voor de wat meer echte zakelijke kosten. De vrije ruimte is namelijk meer bedoeld voor die vergoedingen en verstrekkingen die een gemengd karakter hebben, dus zowel een zakelijk als een privé-element. Hierbij moet gedacht worden aan het personeelsfeest waarvan het zakelijke aspect is gelegen in de teambuilding van de personeelsleden dat mogelijk positieve vruchten afwerpt op het productieproces. Het privéaspect van een personeelsfeest ligt in het feit dat de werknemer ook wel persoonlijk geniet van het avondje steengrillen. Zo’n personeelsfeest wordt ook wel ‘zwak’ loon genoemd. Voor dergelijk zwak loon is de vrije ruimte van 1,5% van de loonsom bedoeld.

De reden waarom de wetgever enkele gerichte vrijstellingen heeft opgenomen (die komen dus bovenop de vrije ruimte), is dat dit kosten betreft waarvan het zakelijk karakter overheerst. Denk aan de kosten van de contributie voor de beroepsvereniging. Het lidmaatschap van de beroepsvereniging is voor vele beroepsgroepen onverbrekelijk verbonden met de werkzaamheden en is onmisbaar voor een goede uitoefening van de dienstbetrekking. Een ander voorbeeld van puur zakelijke kosten zijn de reiskosten. Door voor dergelijke vergoedingen en verstrekkingen een gerichte vrijstelling op te nemen, komen deze vergoedingen en verstrekkingen niet binnen het bereik van het budget dat dient voor het zwakke loon. Anders zouden werkgevers geremd worden om dergelijke puur zakelijke kosten te maken. Immers, het overschrijden van het budget betekent 80% eindheffing.

Gerichte vrijstellingen zijn opgenomen voor:

• reiskosten, zoals de vergoeding tot een bedrag van 0,19 per kilometer afgelegd per auto, fiets, bromfiets of lopend, zowel zakelijk als woon-werk;
• de vergoedingen en verstrekkingen van de werkelijke kosten per openbaar vervoer (strippenkaart e.d.), taxi, luchtvaartuig, schip en hierna in deze paragraaf;
• zakelijke maaltijden (zie Maaltijden en andere consumpties);
• tijdelijke verblijfkosten, zoals overnachtingen in een hotel tijdens dienstreizen, op een dienstreis een kop koffie onderweg of de maaltijd van de werknemer in een restaurant waar hij bijvoorbeeld een zakelijke bespreking voert met een relatie (zie ook hierna);
• cursussen, congressen, bijscholing en dergelijke;
• studiekosten;
• vakliteratuur;
• de kosten van de inschrijving in een beroepsregister. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de beroepsvereniging voor medici, advocaten, accountants, logopedisten, belastingadviseurs en architecten;
• outplacement;
• extraterritoriale kosten die los worden vergoed, waaronder ook de huisvestingskosten van seizoenarbeiders uit andere landen (zoals bijvoorbeeld Polen) vallen. Maar ook de zogeheten 30%-regeling blijft een belastingvrije vergoedingsmogelijkheid;
• verhuiskosten.Deze opsomming van gerichte vrijstellingen is uitputtend. Andere gerichte vrijstellingen zijn er niet. Andere vergoedingen en verstrekkingen zijn dus niet belastingvrij. Mogelijk kunnen deze wel via de vrije ruimte belastingvrij worden vergoed/verstrekt, maar dat is uiteraard alleen het geval als hiervoor nog voldoende ruimte is.Let op
  Enkele voorzieningen worden op nihil gewaardeerd, met andere woorden: die tellen feitelijk dus niet mee bij het ‘opvullen’ van de vrije ruimte. In wezen zijn dit ook vrijstellingen.Tijdelijke verblijfkosten
  Kosten van tijdelijk verblijf kunnen belastingvrij worden vergoed/verstrekt aan de werknemer. Denk aan overnachtingen in een hotel tijdens dienstreizen of een beurs, een kop koffie onderweg tijdens een dienstreis of een studiebijeenkomst of een overnachting bij een tweedaagse cursus, of de maaltijd van de werknemer in een restaurant waar hij bijvoorbeeld een zakelijke bespreking voert met een relatie.
  Ook als de werknemer tijdelijk op een andere locatie werkt (voor een project, wegenbouwers e.d.), zijn de hieraan verbonden kosten (eten, overnachten) belastingvrij te vergoeden/verstrekken. Of als het redelijk is dat uw werknemer (nog) niet bij de plaats van zijn (nieuwe) vestigingsplaats gaat wonen, is er sprake van tijdelijk verblijf. Dit is bijvoorbeeld het geval zolang de werknemer in de wettelijke proeftijd zit.
  De dagvergoedingen in de transportsector vallen eveneens onder deze gerichte vrijstelling van ‘tijdelijke verblijfskosten’.
  Ook aan ambulante werknemers kunnen de tijdelijke verblijfskosten belastingvrij worden vergoed/verstrekt. Of een werknemer wel of niet ambulant is, is erg belangrijk. Iemand is ambulant als hij niet naar een vaste arbeidsplaats reist. Hiervoor is een regel ontwikkeld, namelijk het 20-dagen-criterium. De werknemer is niet ambulant als hij aan dit criterium voldoet. Dit is het geval als de werknemer doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat op meer dan 20 dagen doet. Het 20 dagencriterium moet worden beoordeeld over de zogenoemde referentieperiode. Deze periode begint in de week waarin de werknemer voor het eerst naar de arbeidsplaats reist, en eindigt in de week waarin hij voor het laatst naar deze plaats reist. Bij incidentele onderbrekingen loopt de referentieperiode door. Bij lange onderbrekingen begint de referentieperiode opnieuw. Van een langdurige onderbreking is sprake als de werknemer niet naar dezelfde arbeidsplaats reist gedurende:
• 2 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van 26 weken of minder;
• 3 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van meer dan 26 weken;
• 6 of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte.Overeenkomsten met vroegere belastingvrijstellingenDe gerichte vrijstellingen hebben in wezen dezelfde betekenis als onder het vroegere regime van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Daarom wordt ook verwezen naar de betreffende paragraaf waarin het vroegere regime nog staat beschreven. Zo moet bij de gerichte vrijstelling voor zakelijke maaltijden bijvoorbeeld worden gedacht aan de maaltijden bij overwerk of de maaltijden van bijvoorbeeld wegenbouwers die op niet-permanente locaties werken. Voor reiskosten blijft de belastingvrije vergoeding van € 0,19 per kilometer in tact en mogen de ’losse kaartjes’ van het reizen met het OV volledig belastingvrij worden vergoed. Onder de vroegere regeling moesten voor deze vrijstelling de plaatsbewijzen in de loonadministratie worden bewaard, maar onder de werkkostenregeling hoeft dat niet per se. Onder de werkkostenregeling geldt namelijk de zogeheten vrije bewijsleer; dit betekent dat de werkgever zelf mag weten hoe hij aantoont dat de werknemer in kwestie met het OV heeft gereisd. Het makkelijkst blijft uiteraard om dit aan de hand van de plaatsbewijzen te doen, dus opvragen bij de werknemer blijft de handigste weg.
  Ook in de situatie waarin de werknemer regelmatig reist naar een vaste plaats van werkzaamheden, mag voor de berekening van vaste vergoedingen worden uitgegaan van de vroegere systematiek (berekenen op basis van 214 dagen mits minstens 128 maal wordt gereisd enz.).
  En bij de vrijstelling voor studiekosten geldt dat alleen kosten die rechtstreeks verband houden met de studie, zoals lesboeken, examengeld, reisgeld en fotokopiekosten, belastingvrij mogen worden vergoed/verstrekt, net als onder de vroegere regelgeving. Vergoedingen/verstrekkingen die indirect samenhangen met de studie, zoals de studeerkamer thuis of de inrichting daarvan, komen niet in aanmerking voor een belastingvrije vergoeding/verstrekking. Wel is het eventueel mogelijk deze kosten belastingvrij via de vrije ruimte te vergoeden, maar dan moet daarvoor nog wel ‘ruimte’ zijn. Hetzelfde geldt voor een hogere kilometervergoeding dan € 0,19. Het meerdere mag u in de vrije ruimte/eindheffing laten vallen. Dit hoeft uiteraard niet. U kunt er ook voor kiezen het teveel tot het belastbare loon van de betreffende werknemer te rekenen, net zoals dit onder de vroegere regelgeving moest gebeuren (al dan niet gebruteerd). Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld een bovenmatige verhuiskostenvergoedingen, dat wil zeggen een vergoeding die meer bedraagt dan € 7.750. Het eventuele meerdere kan mogelijk via de vrije ruimte belastingvrij worden vergoed/verstrekt.Verschillen met vroegere belastingvrijstellingen
  Toch zijn er ook enkele verschillen tussen de huidige gerichte vrijstellingen en de vroegere vrijstellingen voor deze kostenposten. Zo is er een verschil bij de zogeheten salderingsfaciliteit. Het verschil zit hem in op welk moment een eventueel bovenmatige reiskostenvergoeding bij toepassing van de salderingsfaciliteit tot het loon van de betreffende werknemer moet worden gerekend. Onder de werkkostenregeling is dat nog in het huidige actuele jaar en onder de vroegere regelgeving was dat in het eerste aangiftetijdvak van het daaropvolgende jaar.
  Verder is er een verschil bij het belastingvrij vergoeden/verstrekken van een OV-kaart/trajectkaart. Dit behoort onder de werkkostenregeling ook tot de mogelijkheden, maar de vergoeding/verstrekking is slechts belastingvrij voor zover er zakelijke kosten tegenover staan. Er zijn twee methodes waarmee u de kosten van het openbaar vervoer aannemelijk kunt maken.
• U gaat uit van een periode van 1 maand. In dat geval moeten de kosten van de zakelijke reizen minstens even hoog zijn als 1/12 van de kosten van het abonnement.
• U gaat uit van een langere periode (zes maanden of langer). In dat geval moeten de kosten van de zakelijke reizen in de eerste zes maanden minstens de helft zijn van de kosten van het abonnement.Voorbeeld
  Werknemer A woont op een afstand van 6 kilometer van het werk. Normaliter zijn de maandelijkse OV-kosten om naar het werk te gaan € 65. Hij krijgt van de werkgever een OV-kaart waarvan de kosten stel € 200 per maand zijn. Van de verstrekte OV-kaart valt dan € 135 per maand naar keuze van de werkgever in de vrije ruimte/eindheffing of moet tot het werknemersloon worden gerekend.
  Al met al is het bepalen van de mate van belastbaarheid best lastig, want hiervoor moet de werkgever op de hoogte zijn van het zakelijke reispatroon van de werknemer en vervolgens de kosten zien de achterhalen van losse trein-, tram-, metro- of buskaartjes voor deze reizen, of de kosten van een afzonderlijk abonnement. En hij moet dan uitgaan van het gebruikelijke. Voor een werknemer die onregelmatig met het OV gaat, zijn dat de kosten van afzonderlijke retourtjes en voor de werknemer die structureel naar kantoor komt, is dat de prijs van een trajectabonnement. Het totaal van de hiermee gemoeide kosten moet tegen de kosten van het OV-abonnement worden afgezet voordat de werkgever kan beoordelen in hoeverre het OV-abonnement belastingvrij is.
  Ter beschikking gestelde kaarten hebben een nihilwaardering, en zijn dus in wezen geheel belastingvrij.Administratieplicht
  Voor de gerichte vrijstellingen moet u bonnen in de loonadministratie blijven bewaren. Voor de gerichte vrijstellingen blijven namelijk de vroegere gebruikelijke normeringen en beperkingen gelden, die onder het vroegere regime ook golden. Om deze reden moeten deze vergoedingen en verstrekkingen worden geadministreerd, met ook de administratieve lasten die daarbij horen. Hierbij kan gedacht worden aan de administratieve vastlegging die nodig is om vast te kunnen stellen of en in hoeverre € 0,19 per kilometer belastingvrij mag worden vergoed, zoals het uitrekenen van de afstand woning-werk of van kantoor naar de klant. Ook kunt u denken aan bonnen, facturen en nota’s van studies om te bewijzen dat het niet om een hobbycursus gaat, en bij verhuizingen om de vrijgestelde transportkosten te bewijzen. Verder moet duidelijk blijken aan welke werknemer de verstrekking of vergoeding is toegekomen. Dit gebeurt allemaal in de loonadministratie.
  Dit in tegenstelling tot de vergoedingen en verstrekkingen die in de vrije ruimte/eindheffing vallen. Deze hoeven niet per werknemer te worden gespecificeerd en in de loonadministratie te worden vastgelegd. De vrije ruimte is immers een vast budget op werkgeversniveau, en aan wie en voor hoeveel dit budget ten goede is gekomen, is niet van belang.Intermediaire vergoedingen/kosten
  De intermediaire vergoedingen horen ook thuis in deze paragraaf van de gerichte vrijstellingen, omdat een intermediaire vergoeding strikt genomen ook als een gerichte vrijstelling is te beschouwen. Wat zijn eigenlijk intermediaire vergoedingen (of ook wel intermediaire kosten genoemd)? Dit zijn uitgaven die de werknemer niet voor zichzelf doet, maar namens de werkgever en voor diens rekening. Als de werknemer de bedragen voor zijn werkgever heeft voorgeschoten, speelt de terugbetaling (meestal op declaratiebasis) van dat voorschot zich af buiten de loonsfeer. Dat is altijd zo geweest en dat blijft ook zo onder de werkkostenregeling. De terugbetaling van intermediaire kosten is geen kostenvergoeding in de fiscale betekenis en maakt dus geen onderdeel uit van de gerichte vrijstellingen of de vrije ruimte. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt veelal bij de werkgever. Van intermediaire kosten is sprake bij:
• de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren. Denk aan de werknemer die de kosten van een pak viltstiften voor het beschrijven van een whiteboard bij een vergadering, voorschiet;
• kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld). Denk aan de werknemer met een ter beschikking gestelde bedrijfsauto die tankt, dit zelf afrekent en vervolgens de benzine declareert. Hetzelfde geldt voor de parkeer-, was- en andere kosten van deze ter beschikking gestelde auto die de werknemer voorschiet;
• kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer). Denk aan de smeerolie voor de snijmachine die de werknemer van de doe-het-zelf meeneemt, of een nieuwe cartridge voor de printer of de werknemer die namens de werkgever op een beurs staat en ter plekke kosten voorschiet;
• representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties van de werkgever, zoals de kerstkrans die de werknemer tijdens de feestdagen naar de klant meeneemt, het bosje bloemen bij de feestelijke opening van het nieuwe gebouw van een relatie, het kraamcadeau voor de externe zakelijke relatie die net vader is geworden of het trakteren van een klant op een dagje voetbal om zo de band wat te versterken tussen de twee ‘bedrijven’. Het gaat dus om de cadeaus/traktaties die worden meegenomen om als werkgever/bedrijf een goede sier te maken bij een externe relatie; met andere woorden: goodwill kweken. De werknemer betaalt het en legt daarna de nota neer bij de werkgever. Een ander voorbeeld is het etentje met de zakelijke relatie om bijvoorbeeld een offerte samen door te nemen. De kosten van de maaltijd van de relatie zijn aan te merken als intermediaire kosten, en de kosten van de maaltijd van de werknemer zijn aan te merken als ‘tijdelijke verblijfkosten’ waarvoor een gerichte vrijstelling geldt. Na het etentje wordt de nota bij de werkgever ingediend die het voorgeschoten bedrag vervolgens terugbetaalt aan de betreffende werknemer. Al met al is bij een dergelijk zakelijk etentje niets wat tot het belaste loon wordt gerekend of beslag legt op de vrije ruimte. Overigens, in de praktijk is het geen probleem als het etentje met een relatie in het geheel onder de verblijfskosten wordt geclassificeerd (dus in de administratie in het geheel op de grootboekrekening ‘verblijfskosten’ boeken).Let op
  Mogelijk zijn afspraken te maken met de Belastingdienst over het deel van de vaste kostenvergoeding dat dient ter bestrijding van de intermediaire kosten en uit dien hoofde niet tot de vrije ruimte hoeft te worden gerekend. Met andere woorden: dat dit deel ‘belastingvrij’ is.Kleine cadeaus uit sympathie
  Er zijn cadeautjes die de werkgever aan een werknemer geeft uit wellevendheid, sympathie of piëteit, dus niet zozeer met zijn pet op als werkgever, maar meer als vriend. Dergelijke cadeaus krijgt een werknemer dan niet uit hoofde van de dienstbetrekking bij de werkgever. Er is dan geen uit de dienstbetrekking genoten voordeel (lees: geen loon). Deze cadeaus beïnvloeden dus niet de vrije ruimte. Met andere woorden: ze zijn belastingvrij. Als voorbeelden noemde de wetgever de rouwkrans van de werkgever voor de nabestaanden van de werknemer of de fruitmand aan een zieke werknemer. Nadien zijn hierover vragen uit de praktijk gerezen en daarom is hiervoor een heldere richtlijn gekomen, die overigens alleen geldt als de werkgever de werkkostenregeling toepast. De Belastingdienst neemt in elk geval aan dat er sprake is van een cadeau uit sympathie als een werkgever diens werknemer een dergelijke attentie geeft:
  in situaties waarin normaliter ook anderen dan de werkgever (bijvoorbeeld een echtgenote, een tante, een vriend of de buurman) een dergelijke attentie geven bij de desbetreffende gelegenheid; en
  het geen geld of waardebonnen betreft; en
  de attentie niet meer dan € 25 heeft gekost (inclusief omzetbelasting).
  Bloemen ter gelegenheid van secretaressedag of een ambtsjubileum vallen niet hieronder, want het is dan niet gebruikelijk dat ook anderen de werknemer in de watten leggen, maar een cadeau met de verjaardag van de werknemer, op kraamvisite bij de werknemer en op het huwelijksfeest van de werknemer weer wel. Mocht het geschenk meer hebben gekost dan € 25, dan kan de werkgever eventueel aannemelijk maken dat het geschenk toch uit hoofde van een persoonlijke relatie met de werknemer is gegeven, en niet uit hoofde van de dienstbetrekking. En in dat geval is het geen loon (dus niet belast), en hoeft het evenmin ten laste van de vrije ruimte te worden gebracht.
  Let op
  Deze vrijstelling van cadeaus van maximaal € 25 geldt alleen bij toepassing van de werkkostenregeling. Past u de oude regeling nog toe, dan geldt deze vrijstelling niet. Voor dergelijke cadeaus kunt u de zogeheten € 70-regeling toepassen waarbij de cadeaus tegen een eindheffing van 20% worden belast.Andere vrijstellingen
  Er bestaat ook nog het zogenoemde ‘vrijgesteld loon’. Zoals de vroegere regelgeving hierover luidde, blijft dit bestaan. Te denken valt aan de vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken, bijdragen van de werkgever voor levensloopsparen of aanspraken op sociale uitkeringen. Verder moet worden gedacht aan vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen zoals vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken, de uitkeringen uit sociale fondsen en de diensttijduitkeringen.bron: pwdegidsvakbase.nl